Telefonata efficace

La telefonata è ancora uno strumento di comunicazione molto utilizzato in ambito professionale, ma spesso non viene sfruttato al meglio. Ecco alcuni consigli per rendere le telefonate più efficaci:

• Pianificazione: prima di effettuare la telefonata, è importante pianificare l’obiettivo e il messaggio che si vuole trasmettere, in modo da evitare di perdere tempo o di non essere chiari.

• Preparazione: prepararsi bene per la telefonata è essenziale. Verificare che il telefono funzioni correttamente, avere a portata di mano le informazioni necessarie e trovare un ambiente tranquillo e silenzioso per effettuare la chiamata.

• Introduzione: è importante presentarsi e chiedere se è il momento giusto per parlare. Se il destinatario non può rispondere in quel momento, è preferibile fissare un altro appuntamento per non disturbare.

• Chiarezza e concisione: durante la telefonata, è importante essere chiari e concisi nel trasmettere il messaggio, evitando di andare troppo per le lunghe o di confondersi nei dettagli.

• Ascolto attivo: ascoltare con attenzione il destinatario è fondamentale per capire le sue esigenze e le sue richieste, nonché per creare un dialogo costruttivo e efficace.

• Conclusione: alla fine della telefonata, è importante riassumere i punti salienti della conversazione e confermare gli eventuali appuntamenti futuri.

• Follow-up: dopo la telefonata, è opportuno inviare un’e-mail di ringraziamento e/o conferma, in modo da avere traccia dell’incontro e di quanto concordato.

Pertanto una telefonata efficace richiede una buona pianificazione, una preparazione accurata e l’utilizzo di tecniche di comunicazione efficaci, come la chiarezza, la concisione e l’ascolto attivo. E’ anche importante seguire alcuni accorgimenti, come la conferma degli appuntamenti e il follow-up successivo, per garantire la buona riuscita della conversazione e mantenere un rapporto di collaborazione costruttivo con il destinatario.